Пересортица товара — что это простыми словами, как учесть и оформить в 1С

Фото: Freepik

Если у вас есть склад или магазин, то вам наверняка знакома ситуация: по документам на полке должно лежать десять синих футболок, а по факту их там девять. Зато рядом обнаруживается лишняя красная. Куда пропала синяя и откуда взялась красная? Это и есть пересортица — одна из самых частых головных болей в торговле и складском учете.

Паниковать не стоит. Это не всегда кража или катастрофа, а чаще всего обычная рабочая ошибка. В этой статье мы спокойно, без бухгалтерских сложностей разберем, что это за явление, откуда оно берется и, самое главное, как правильно все оформить, чтобы в ваших документах и на полках снова воцарился порядок.

Пересортица товара: что это простыми словами

Говоря совсем просто, пересортица — это путаница. Это ситуация, когда по итогам проверки у вас одновременно обнаруживается излишек одного вида товара и недостаток другого, очень похожего.

Ключевое слово здесь — «похожего». Речь идет о товарах одного наименования, но с разными характеристиками: категория, цвет, размер, артикул, сорт. То есть у вас не может быть пересортицы между молоком и хлебом, а вот между молоком 2,5 и 3,2% жирности — легко.

Почему это так распространено? Причина — человеческий фактор. В суете рабочего дня продавец, кладовщик или приемщик могут легко допустить ошибку.

Пример из практики: У вас магазин обуви. По документам у вас на складе должно быть 20 пар синих кроссовок 42 размера и 20 пар таких же, но 43 размера. Вы проводите проверку и выясняете, что 42 размера у вас 21 пара (излишек), а 43 размера — всего 19 (недостача). Очень вероятно, что кто-то при приемке или продаже просто перепутал коробки.

Пример с обувью выше ― это и есть классическая пересортица простыми словами

Основные причины пересортицы

Чтобы бороться с проблемой, нужно знать ее корни. Чаще всего путаница возникает на одном из четырех этапов:

1. Ошибки при приемке товара. Самая частая причина. Поставщик привез товар, а ваш сотрудник принял его «по числу коробок», не проверив внутреннее содержание. В накладной написано «синие футболки M», а в коробке лежат «синие футболки L».
2. Неправильное оформление документов при продаже. Продавец на кассе пробивает покупателю один товар, а по факту отдает другой, похожий. Например, сканирует штрихкод от зеленого чая, а в пакет кладет черный.
3. Путаница при хранении на складе. Когда похожие товары лежат рядом, их легко перепутать. Сотрудник склада взял коробку не с той полки, отгрузил товар и создал расхождение в учете.
4. Ошибки во время самой инвентаризации. Да, такое тоже бывает.

Уставший сотрудник, пересчитывая товар, может ошибиться и записать один артикул вместо другого — так тоже возникает пересортица

Как выявляется пересортица: инвентаризация и учет

Пересортица, как и любой беспорядок, выявляется во время «генеральной уборки». В бизнесе такая уборка называется инвентаризацией.

Процесс выглядит так:

1. Полный пересчет. Вы или ваши сотрудники физически пересчитываете весь товар на складе или в магазине. Каждый артикул, каждый размер, каждый цвет.
2. Сверка с данными учета. Полученные цифры сравнивают с данными вашей учетной системы (например, 1С, «МойСклад» или даже таблицы в Excel).
3. Выявление излишков и недостач. В результате этой сверки и рождаются два списка: «Чего не хватает (недостача)» и «Что оказалось лишним (излишки)».
4. Анализ расхождений. Именно на этом этапе вы смотрите на эти два списка и ищете совпадения: «Ага, не хватает синих футболок размера M, зато есть лишние синие футболки размера L. Скорее всего, это и есть пересортица».

Документальное оформление пересортицы

Найти ошибку — это полдела. Теперь ее нужно правильно «узаконить» в документах. Это не просто бюрократия. Это нужно, чтобы ваши данные в учете снова сошлись с реальностью, а у налоговой инспекции не возникло к вам вопросов.

Для оформления пересортицы вам понадобится составить несколько документов.

1. Акт инвентаризации (или сличительная ведомость). Это главный документ, который является итогом вашей проверки. В нем фиксируются все расхождения: что числится по документам, что есть по факту, где излишек, а где недостача.
2. Объяснительная от материально ответственного лица. Кладовщик, продавец или другой ответственный сотрудник пишет объяснительную записку, в которой излагает свою версию, почему произошла путаница.
3. Предложение о зачете пересортицы. На основании инвентаризации и объяснительной составляется документ (это может быть отдельная ведомость или заключение инвентаризационной комиссии), в котором предлагается провести взаимозачет: списать недостающий товар и оприходовать излишек. Важное условие: зачет можно проводить только по товарам одного наименования, в одинаковом количестве и за один и тот же проверочный период.
4. Приказ руководителя. На основании всех этих документов вы, как руководитель, издаете приказ. В нем вы утверждаете результаты инвентаризации и даете распоряжение бухгалтеру: «Провести зачет пересортицы».

Только после этого приказа бухгалтер сможет внести изменения в учетную программу, и ваш виртуальный склад снова будет соответствовать реальному.

Правильное оформление пересортицы товаров защитит вас от претензий со стороны контролирующих органов и поможет поддерживать порядок в бизнесе

Пересортица в бухгалтерском учете

Итак, все документы собраны, приказ подписан. Что дальше? Дальше бухгалтер начинает «колдовать» в учетной программе, чтобы цифры сошлись. Если вы работаете без бухгалтера, важно понимать логику этого процесса.

Основной принцип — взаимозачет. Бухгалтер проводит операцию, которая, по сути, говорит программе: «Смотри, у нас пропала синяя футболка, но нашлась лишняя красная. Считай, что это одно и то же, просто мы их перепутали». Недостача одного товара «закрывается» излишком другого.

А что, если цены разные? Очень часто перепутанные товары, хоть и похожи, но стоят по-разному. Например, красная футболка дороже синей. В этом случае возникает разница, и дальнейшие действия зависят от того, кто виноват.

• Если виновное лицо найдено (например, кладовщик признал свою ошибку в объяснительной), то разницу в стоимости (если излишек оказался дешевле недостачи) могут удержать из его зарплаты.
• Если виновника нет или излишек оказался дороже, разница относится на финансовые результаты компании.

Ключевой момент: решение о том, проводить зачет, взыскивать ли ущерб с сотрудника или списывать разницу за счет компании, всегда принимает руководитель.

Бухгалтер — лишь исполнитель, который оформляет в учете решение руководителя о том, что делать с пересортицей по вине сотрудника

Пересортица товара в 1С: пошаговое оформление

Для многих предпринимателей основной учетной программой является 1С. В ней есть все инструменты для правильного отражения пересортицы.

Где искать нужные документы: Обычно весь процесс начинается в разделе «Склад» -> «Инвентаризация товаров».

Как оформить пересортицу в 1С (упрощенная схема):

1. Создаем документ «Инвентаризация товаров». На вкладке «Товары» с помощью кнопки «Заполнить» вы загружаете в документ остатки по данным учета. Затем в колонке «Количество фактическое» проставляете реальные цифры, которые вы насчитали. Программа сама рассчитает отклонения.
2. На основании инвентаризации создаем другие документы. После проведения инвентаризации программа покажет, что у вас есть излишки и недостачи. Дальше вы можете на основании этого документа создать: * «Оприходование товаров» — чтобы поставить на учет найденные излишки; * «Списание товаров» — чтобы убрать из учета недостачу.
3. Проводим зачет. Хотя в 1С нет отдельного документа «Пересортица», операция взаимозачета, по сути, и происходит через одновременное списание недостачи и оприходование излишка. Бухгалтер делает это с помощью специальных счетов учета, чтобы операция была корректной с точки зрения налогов.

Как оформить пересортицу в 1С: если вы не уверены в своих действиях, лучше проконсультироваться с бухгалтером. Неправильно проведенная операция может исказить весь учет

Ответственность и последствия для бизнеса

Путаница на складе — это не просто беспорядок. Это может привести к вполне реальным проблемам.

Кто несет ответственность? Ответственность за сохранность товаров лежит на материально ответственных лицах. Это могут быть кладовщики, продавцы, заведующие складом — те сотрудники, с которыми у вас заключен договор о материальной ответственности. Если по итогам пересортицы образовалась недостача, которую нельзя покрыть излишком, ущерб может быть взыскан с этих сотрудников.

Последствия для бизнеса:

• Доначисление налогов. Если вы просто спишете недостачу, не оформив ее должным образом, налоговая инспекция при проверке может не принять эти расходы. Это приведет к доначислению налога на прибыль и штрафам.
• Неверные управленческие решения. Если вы не знаете, что у вас на самом деле лежит на складе, вы не можете правильно планировать закупки. Вы будете заказывать товар, который у вас и так в избытке, и не закажете тот, который на самом деле закончился. Это прямые убытки.

Как избежать пересортицы: практические советы

Бороться с пересортицей, когда она уже случилась, — это хорошо. Но еще лучше — не допускать ее вовсе. Вот несколько практических советов:

1. Автоматизируйте учет. Переходите от тетрадок и Excel к специализированным складским программам (например, 1С, «МойСклад»). Использование сканеров штрихкодов при приемке и продаже снижает риск человеческой ошибки в разы.
2. Наведите порядок на складе. Внедрите адресное хранение: у каждого товара должно быть свое четко определенное место. Промаркируйте стеллажи и полки. Чем меньше хаоса, тем меньше ошибок.
3. Обучайте персонал. Проведите инструктаж для сотрудников, как правильно принимать товар, как работать со сканером, что делать при обнаружении расхождений.
4. Проводите регулярные инвентаризации. Не ждите конца года. Проводите внезапные или выборочные проверки по отдельным группам товаров. Это дисциплинирует сотрудников и позволяет выявлять проблемы на ранней стадии.

Порядок на складе — это порядок в бизнесе. Уделив этому процессу должное внимание, вы сэкономите не только деньги, но и свои нервы.